Computersysteem kost Zwolle 1 miljoen meer

Zwolle – De provincie Overijssel, de gemeente Kampen en de gemeente Zwolle hebben een diepgaand onderzoek laten instellen naar de oorzaken van de problemen die vorig jaar zijn opgetreden in hun nieuwe, gezamenlijke computersystemen. Oorspronkelijk zouden de kosten voor de invoering van een nieuw systeem € 2,8 miljoen bedragen, maar uiteindelijk bedragen de kosten € 5,4 miljoen.

Een overschrijding van € 2,6 miljoen. De gemeente Zwolle neemt hiervan € 950.000 voor haar rekening. Uit het onafhankelijke onderzoek is een aantal belangrijke lessen getrokken. Een van de belangrijkste conclusies is dat bij de invoering van dergelijke complexe systemen meer externe deskundigheid nodig is. Kampen, Zwolle en de provincie werken sinds 2013 intensief samen op het gebied van inkoop, personeels- en salarisadministratie en informatie- en communicatietechnologie (ict). Daarvoor is een aparte organisatie opgericht – het Shared Service Centre (SSC/ONS). Deze valt onder de verantwoordelijkheid van de drie betrokken overheden.

Een van de belangrijke doelstellingen van deze samenwerking was om het beheer van de computersystemen gezamenlijk uit te voeren. Daarom werd in 2014 besloten de basisstructuur van alle ict-systemen te vervangen door één nieuw systeem voor rekencapaciteit (servers) en de opslag van data. Begin 2016 werd dit systeem ingevoerd. Al snel daarna trad er een groot aantal storingen op. Medewerkers van de drie organisaties konden bijvoorbeeld herhaaldelijk niet op de systemen inloggen waardoor de dienstverlening aan de inwoners niet voor 100 procent gegarandeerd kon worden. Er is flink aan getrokken om de problemen op te lossen. Inmiddels functioneren alle systemen naar behoren.

Het onderzoek, uitgevoerd door het bedrijf Lysias Consultancy, maakt onder andere duidelijk dat de complexiteit van het project is onderschat en de risico's onvoldoende in beeld waren. Na de verstoringen in 2016 is de aansturing van het project versterkt en is waar nodig externe hulp ingeroepen.
Het onderzoek is vooral bedoeld om lessen te trekken voor toekomstige projecten. Een belangrijke les is bijvoorbeeld dat op cruciale momenten in zo'n groot project er externe deskundigheid moet worden toegevoegd om risico's tijdig te onderkennen. Het rapport van Lysias is vandaag aangeboden aan de gemeenteraden van Zwolle en Kampen en Provinciale Staten van Overijssel. Daarnaast is een voorstel aangeboden voor een nieuwe structuur van het SCC/ONS waarmee de verantwoordelijkheden van de drie partijen helderder zijn belegd en verdeeld.

Artikel delen:
Reacties 6
  1. Alsof de gemeente Zwolle/Kampen de eerste is. De hele overheid Belastingdienst, Politie heeft er last van. Vast weer een ICT consultant van buitenaf ingehuurd om het project op te zetten. En de slapende managers met tien jaar ervaring binnen dezelfde gemeente hebben dollartekens in de ogen want meer ICT is minder FTE.

    Groet,

    Jasper Bos

  2. Allemaal mooi dat samen voegen, maar conclusie, het werkt niet. Tevens is het zelfs in dit tijdperk van digitaliseren onmogelijk gebleken om probleemloos systemen aan elkaar te ,,knopen". Het ergste is nog, dat bij de gemeenten en provincie geen deskundigen meer zijn, die in de lijn applicaties en systemen daadwerkelijk kunnen doorgronden. Die servicecentra zit vol met ,,chips-en-cola-types" die als eerste roepen dat je het systeem opnieuw moet opstarten. Haast 10 van de 10 keer lost dit niets op en duurt het soms dagen voordat je werkplek weer beschikbaar is. Verkeerde zuinigheid dus. Alle systeem/applicatiebeheer moest worden ,,ge-out-sourced" met als resultaat…. Alle kennis weg uit je organisatie, slechte documentatie over de infrastructuur en parate kennis van de applicaties, dat ook vaak maatwerk is. Dan huren we gewoon de hele wereld in, en die kosten wat hoor. Dan hebben we het helemaal al niet meer over de in-productiviteit van de medewerkers, die zelfs af en toe gewoon naar huis gaan. Tjonge, wat een gedoe. Terug naar de basis, met op de locatie mensen met kennis van zaken over infrastructuur en systemen. Wedden dat dit veel betere up-time van systemen garandeert. En dat kan helpen bij de productiviteit van het modeverschijnsel ,,thuis-werken". Maar een ding staat vast, hebben ze waarschijnlijk een veel betere werkplek dan al die oude configuraties bij de overheid bij elkaar. Maar ja, dan moet je je nog aanmelden aan zo'n netwerk?

  3. Maak je geen zorgen, hier is iets heel normaals gaande. 't kost wat meer, maarja zo gaan die dingen. Complexiteit van IT projecten wordt altijd onderschat.

    Denk bij altijd maar hoofdletters. IT is een abstracte zaak voor velen. Niemand zal 't in z'n hoofd halen een schilder of loodgieter lastig te vallen met gezeur dat 't sneller moet. Da's te overzien. Komt ook nog eens bij dat goede IT een beetje meer kritiek is dan een leuk verfje.

    Men weet niet beter.
    Dan de IT'ers op te jagen en aan te jagen met speciaal daarvoor ingehuurde aanjagers. Vaak ZZP'ers van buiten.

    Helemaal eens met Peter Z

  4. Plus het feit dat iedere vier jaar weer andere wensen en eisen op tafel komen die ingebouwd moeten worden. Vaak kan opgebouwde kennis en applicaties zo de prullenbak in. Met bijkomende kosten dus.

  5. Inderdaad, het wijzigen van eisen en wensen is iets waar vaak aan voorbij wordt gegaan. Dat is ook onderdeel van de afspraken die met externen gemaakt worden! Maar wanneer het in het nieuws komt wordt er enkel gekeken naar het tarief van de externen en hoeveel er over budget gegaan is.

    Als het echt zo zwart-wit zou zijn is het toch piece of cake om die rekening niet te betalen? Immers, er is niet geleverd. Dus waarschijnlijk is er toch meer aan de hand.

Reageer